Plane deinen Tag mit der Eisenhower-Matrix

Manche Statistiken sagen, dass 40% aller Dinge auf To-Do-Listen nie erledigt werden. Ein ganzer Friedhof voller unerledigter Aufgaben! Aufgaben, die sicher wichtig sind, aber vielleicht nicht so dringend. Die Lösung? Die Eisenhower-Matrix! Wir zeigen dir hier, wie’s geht!

#Planung

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Hast du schon mal von der Eisenhower-Matrix gehört? Sie besteht aus vier Quadraten, in die du alle deine Aufgaben und To Dos schreibst - sortiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

In diesem kurzen Video von unserer Freundin Anna Janises bekommst du ein genaueres Bild von der Matrix.

Ganz schön praktisch, oder? Die Matrix hilft dir dabei, das Wichtigste zu priorisieren, damit du weißt, in welche Dinge du Zeit und Energie investieren solltest. Probier es am besten gleich mal aus - schnapp dir Papier und Stift und wir legen gemeinsam los!

Ein Tipp ist, den nächsten Tag schon am Abend vorher zu planen. Oder wenn du lieber eine ganze Woche am Stück planst, nimm dir am Sonntagabend Zeit dafür.

Jetzt schauen wir uns die Matrix mal genauer an. Du sortierst alle Aufgaben in eines dieser vier Quadrate ein:

Quadrat 1: Wichtig und dringend
Quadrat 2: Wichtig aber nicht so dringend
Quadrat 3: Dringend aber nicht so wichtig
Quadrat 4: Nicht so wichtig und nicht so dringend

Schreibe als erstes eine Liste mit allen Aufgaben und Aktivitäten, die dir im Kopf herumschwirren. Zeichne dann die Eisenhower-Matrix auf ein Blatt Papier, das du als Referenz für diese Übung verwenden wirst. Jetzt kannst du damit beginnen, die einzelnen Aufgaben den Quadraten zuzuordnen.

Schritt 1

Als erstes schauen wir uns die Dinge in Quadrat 4 genauer an. Frag dich, ob diese Dinge überhaupt Platz in deiner Wochen- oder Tagesplanung einnehmen sollten. Klar, ein aufgeräumtes Zuhause ist wichtig, aber ist es wirklich SO wichtig? Willst du den kostbaren Platz vielleicht lieber an Dinge aus Quadrat 1 vergeben? Es geht hierbei einfach ums PRIORISIEREN.

Die Idee hinter der Matrix ist, dass du auf einen Blick siehst, worauf du deine Aufmerksamkeit richten solltest und was ruhig noch ein bisschen warten kann. Lass dich nicht ablenken von Dingen, die du gerade als “nicht so wichtig und nicht so dringend” eingeordnet hast.

Schritt 2

Weiter geht’s mit Quadrat 3. Was hast du hier aufgeschrieben? Hier ein Beispiel: Am Wochenende veranstalten wir für meinen Sohn eine Party. Ich muss dafür einkaufen und eine Schokotorte backen. Das ist also ganz schön dringend! Trotzdem muss ich es in den richtigen Kontext setzen: Aufgaben für die Arbeit sind wichtiger als für das Fest einzukaufen. To Dos für die Arbeit haben häufig eine Deadline, während viele Dinge aus Quadrat 3 auch von anderen erledigt werden können. Ich könnte zum Beispiel meinen Mann fragen, ob er gemeinsam mit dem Geburtstagskind einkaufen fahren könnte, während ich die Torte backe. Aufgaben abzugeben ist der Schlüssel zum Erfolg! Du musst nicht immer alles selbst erledigen!

Natürlich sind die Dinge aus Quadrat 3 und 4 nicht unwichtig. Aber wir müssen schauen, wie wichtig sie in Relation zu all den anderen Dingen sind. Den Hausputz kannst du zumindest eine gewisse Zeit ignorieren, bevor die Unordnung zur Belastung wird (vielleicht hast du ähnlich wie ich selbst ein “ordentliches Zuhause” mit jedem Familienzuwachs sowieso neu definiert). Was tust du mit den Dingen aus diesen Quadraten? Eine gute Idee ist, all diese Dinge in einer langen Liste in deinem Kalender zu sammeln - zum Beispiel auf den Endseiten. Denk dran: Wenn’s im Kalender steht, ist es eine Priorität! Du kannst die unwichtigeren Dinge aber an anderer Stelle im Kalender “parken” und später drauf zurückkommen. Der Platz in deiner Wochenansicht ist allerdings für die wichtigen Dinge reserviert!

Fragst du dich, was Endseiten sind? Das sind die Seiten am Ende deines Kalenders, die du selbst wählst und ganz nach deinen Wünschen zusammenstellst: Listen, Finanzseiten, Sudoku, Malbuchseiten, punktkarierte Seiten, Putzplan... Die Auswahl ist riesig! Du findest alle Endseiten bei Schritt 6 im Editor für den Kalender. Oder du gestaltest direkt dein eigenes Mixbuch™ mit den Seiten deiner Wahl.

Schritt 3

Jetzt zu Quadrat 2. Hier steht alles, was wichtig ist, aber nicht so dringend. Vielleicht gibt es für diese Aufgaben eine Deadline, aber bis dahin ist noch viel Zeit. Auch wenn du es also nicht direkt erledigen musst, willst du es trotzdem ordentlich machen. Deswegen ist es gut, diese Dinge bereits jetzt einzuplanen. So weißt du, dass du genug Zeit dafür hast und brauchst dich nicht in letzter Minute zu stressen, wenn diese Dinge plötzlich von Quadrat 2 zu Quadrat 1 wandern.

Kleine Anmerkung am Rande: Wenn du dich selbst ein bisschen als hustler siehst - vielleicht bist du Mama und arbeitest von Zuhause aus, studierst und arbeitest gleichzeitig oder versuchst neben deinem 9 to 5-Job in die Selbstständigkeit zu starten - ist Quadrat 2 super wichtig für dich! Hier sollten die kleinen Schritte auf dem Weg zu deinem Ziel auftauchen. Denn auch wenn diese Dinge sehr wichtig für dich sind, sind sie selten dringend, weswegen du sie vielleicht immer und immer wieder verschiebst. Aber wenn du sie in Quadrat 2 platzierst, ist die Chance größer, dass du sie wirklich in Angriff nimmst. Das Geheimnis ist folgendes: Plane sie direkt ein und SCHREIB SIE IN DEINEN KALENDER.

Schritt 4

Jetzt kommen wir zu den wichtigsten und dringendsten Dingen in Quadrat 1. Du kannst dir schon denken, was zu tun ist, oder? Alles, was in Quadrat 1 steht, kommt direkt in deinen Kalender. Diese Dinge sind “heilig” und müssen auf jeden Fall erledigt werden. Vielleicht fällt dir auf, dass du mehr als einen Tag Zeit für alle Aufgaben brauchst? Dann blocke am besten x Stunden in deinem Kalender, damit du auf jeden Fall damit fertig wirst. Jetzt kannst du dich vollkommen auf diese Dinge konzentrieren und dir sicher sein, dass du die richtigen Prioritäten setzt.

Und genau das ist das Geschenk der Stressminderung der Eisenhower-Matrix!

Mit dieser Matrix in deinem Planungs-Werkzeugkasten bekommst du einen einfachen Überblick über deine To Dos und kannst einen realistischen Plan ausarbeiten.

Viel Erfolg!
Sara von Persönlicher Kalender™